Ab 2025 wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) in Deutschland Pflicht. Unternehmen, die bisher noch auf papierbasierte Rechnungsprozesse setzen, müssen sich auf diese Umstellung vorbereiten. Die Digitalisierung von Rechnungen bietet zwar zahlreiche Vorteile, wie Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen, bringt jedoch auch einige Risiken mit sich, insbesondere im Hinblick auf die Sicherheit.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übertragen und empfangen wird, sodass sie automatisiert verarbeitet werden kann. In Deutschland wird dafür das XML-basierte Format ZUGFeRD oder XRechnung bevorzugt.

Sicherheitslücken bei XML-Dateien

XML-Dateien sind ein zentraler Bestandteil der E-Rechnung, aber sie sind nicht ohne Risiken. Folgende Sicherheitslücken und Gefahren sollten beachtet werden:

1. Manipulation der Datei: XML-Dateien können leicht manipuliert werden, da sie in einem einfachen Textformat vorliegen. Ohne geeignete Schutzmechanismen können Daten verändert werden, was zu finanziellen Verlusten oder rechtlichen Problemen führen kann.
2. Einbettung von Schadsoftware: XML-Dateien können potenziell schädliche Inhalte wie Skripte enthalten, die bei der Verarbeitung durch nicht ausreichend geschützte Systeme Sicherheitslücken ausnutzen.
3. Unsichere Datenübertragung: Wenn Rechnungen über unsichere Kanäle gesendet werden, besteht die Gefahr, dass sie abgefangen und die enthaltenen Daten gestohlen werden.
4. Fehlende Validierung: Ohne eine geeignete Validierung der XML-Daten können Fehler oder unvollständige Informationen zu Verarbeitungsproblemen oder falschen Buchungen führen.

Tipps zum Schutz vor Risiken

Um Sicherheitslücken bei E-Rechnungen zu vermeiden, sollten Unternehmen folgende Maßnahmen ergreifen:

1. Sichere Übertragung: Nutzen Sie verschlüsselte Kommunikationskanäle wie SFTP oder HTTPS, um Rechnungen zu übertragen.
2. Digitale Signaturen: Digitale Signaturen stellen sicher, dass die Rechnung unverändert vom Absender kommt und garantieren die Authentizität der Daten.
3. Regelmäßige Updates und Patches: Halten Sie Ihre Buchhaltungssoftware und Systeme stets auf dem neuesten Stand, um bekannte Sicherheitslücken zu schließen.
4. Prüfung der XML-Dateien: Nutzen Sie Softwaretools oder externe Anbieter, um eingehende XML-Rechnungen auf Integrität und Sicherheit zu überprüfen, bevor sie in Ihre Buchführungssysteme übernommen werden.
5. Externe Dienstleister: Viele Unternehmen entscheiden sich dafür, externe Anbieter für den Empfang und die Prüfung von E-Rechnungen zu nutzen. Diese Anbieter können Rechnungen auf ihren Plattformen sicher prüfen, komfortabel lesbar machen und direkt in Ihre Buchhaltungssoftware übertragen.
6. Schulungen für Mitarbeiter: Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter für potenzielle Sicherheitsrisiken und schulen Sie sie im Umgang mit E-Rechnungen.

Fazit

Die Umstellung auf die verpflichtende E-Rechnung bietet große Vorteile, birgt jedoch auch Risiken, die Unternehmen nicht unterschätzen sollten. Mit den richtigen Sicherheitsmaßnahmen können Sie Ihre Systeme vor Manipulationen und Datenverlust schützen. Nutzen Sie die Unterstützung von Experten und geeigneten Tools, um den Übergang zur E-Rechnung sicher und effizient zu gestalten.