Einführung

Das Need-to-Know-Prinzip ist ein zentrales Element der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und spielt eine entscheidende Rolle beim Schutz personenbezogener Daten. Es besagt, dass personenbezogene Daten nur denjenigen Personen zugänglich gemacht werden dürfen, die diese Informationen für die Erfüllung ihrer Aufgaben zwingend benötigen. Dieses Prinzip minimiert das Risiko von Datenschutzverletzungen und stellt sicher, dass sensible Daten nicht unnötig verbreitet werden.

Rollen und Berechtigungskonzepte

Um das Need-to-Know-Prinzip effektiv umzusetzen, müssen Unternehmen klare Rollen und Berechtigungskonzepte definieren. Dies bedeutet, dass jeder Mitarbeiter nur Zugriff auf die Daten erhält, die er für seine spezifischen Aufgaben benötigt. Hier sind einige Schritte, die Unternehmen unternehmen können:

1. Rollen definieren: Identifizieren Sie die verschiedenen Rollen innerhalb des Unternehmens und bestimmen Sie, welche Daten für jede Rolle erforderlich sind. Beispielsweise benötigt die Personalabteilung Zugriff auf Mitarbeiterdaten, während die IT-Abteilung möglicherweise Zugriff auf technische Daten benötigt.
2. Berechtigungen zuweisen: Weisen Sie den definierten Rollen spezifische Berechtigungen zu. Dies kann durch die Implementierung eines rollenbasierten Zugriffskontrollsystems (RBAC) erfolgen, das sicherstellt, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Daten zugreifen können.
3. Regelmäßige Überprüfungen: Führen Sie regelmäßige Überprüfungen der Berechtigungen durch, um sicherzustellen, dass nur die notwendigen Personen Zugriff auf die Daten haben. Dies hilft, veraltete oder unnötige Berechtigungen zu identifizieren und zu entfernen.

Beispiel bei der Bearbeitung einer Krankmeldung:

1. Erhebung der Daten: Bei der Krankmeldung werden nur die notwendigen Daten erhoben, wie z.B. der Name des Mitarbeiters, der Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit und die ärztliche Bescheinigung, welche in der Regel als eAU abgerufen wird. Sofern eine eAU nicht zur Verfügung gestellt werden kann, sind dem Arbeitnehmer sichere, datenschutzkonforme Kommunikationswege zu eröffnen.
2. Speicherung der Daten: Die Krankmeldungen werden nur so lange gespeichert, wie es für die Erfüllung der gesetzlichen Pflichten und die interne Bearbeitung notwendig ist. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen werden die Daten gelöscht.
3. Weitergabe der Daten: Die Informationen werden nur an die Personen weitergegeben, die diese für ihre Arbeit zwingend benötigen (Need-to-Know-Prinzip).

Fazit

Das Need-to-Know-Prinzip und das Grundprinzip der Datensparsamkeit sind wesentliche Bestandteile der DSGVO, die Unternehmen dabei unterstützen, personenbezogene Daten sicher und verantwortungsvoll zu verarbeiten. Durch die Implementierung klarer Rollen und Berechtigungskonzepte sowie regelmäßiger Überprüfungen können Unternehmen sicherstellen, dass sie datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite sind und das Vertrauen ihrer Mitarbeiter bewahren.

Gerne beraten wir Sie bei Rückfragen und unterstützen Sie bei Etablierung entsprechender Prozesse.